Wat is verandercommunicatie?
Verandercommunicatie is de manier waarop je mensen meeneemt in een verandering. Of het nou gaat om een nieuw computersysteem, een verhuizing naar een ander kantoor of een complete reorganisatie. Je moet zorgen dat iedereen snapt wat er gaat gebeuren, waarom dat nodig is, en wat het voor hen betekent. En dat doe je dus met goede, eerlijke en duidelijke communicatie.
Het gaat niet alleen om informatie zenden ("vanaf volgende week doen we het anders"), maar ook om luisteren, vragen beantwoorden en zorgen serieus nemen. Mensen houden meestal niet zo van verandering, dus als je ze niet goed meeneemt, krijg je weerstand, onzekerheid of zelfs onrust.
Stel, je werkt bij een bedrijf dat overstapt op hybride werken. Dan moet je niet alleen zeggen "je mag voortaan thuiswerken", maar ook uitleggen wat er verandert, wat de verwachtingen zijn en hoe je in contact blijft met collega’s.Of als een gemeente duurzamer wil werken en elektrisch gaat rijden. Dan moet je niet zomaar de auto's vervangen, maar ook met medewerkers praten over waarom dit gebeurt, hoe het werkt, en of ze vragen of zorgen hebben.
Verandercommunicatie is dus eigenlijk het zorgen dat mensen zich niet overvallen voelen, maar snappen waar het heen gaat en zich daar onderdeel van voelen.
Hoe werkt verandercommunicatie?
Verandercommunicatie pak je aan door niet zomaar te gaan zenden, maar echt een plan te maken waarin je nadenkt over wie je wil bereiken, wat je wil vertellen, wanneer en op welke manier. Hieronder bespreek ik een aantal stappen!
1. Begin met luisteren
Voordat je begint met communiceren over een verandering, is het belangrijk om te luisteren naar wat er leeft in het bedrijf. Dit kun je doen door gesprekken te voeren, een korte enquête uit te zetten of gewoon eens bij mensen langs te gaan. Zo kom je erachter wat medewerkers denken, voelen en verwachten. Die informatie helpt je om je communicatie beter af te stemmen op hun beleving en behoeften. Als je direct begint met zenden zonder eerst te luisteren, loop je het risico dat je langs mensen heen praat.
2. Wees duidelijk over het doel van de verandering
Mensen willen begrijpen wat er gaat gebeuren en waarom. Een goed veranderverhaal begint dan ook met een helder doel. Wat is de aanleiding voor de verandering? Wat moet het opleveren? En waarom is het nodig om dat juist nu te doen? Hoe concreter je dit maakt, hoe meer mensen zich kunnen verhouden tot het verhaal. Daarbij is het belangrijk om ook eerlijk te zijn over de impact: wat betekent dit voor mensen op de werkvloer? Alleen als mensen het nut van de verandering inzien, zijn ze bereid mee te bewegen.
3. Kies de juiste toon en taal
Bij verandercommunicatie gaat het niet alleen om wat je zegt, maar ook om hoe je het zegt. Gebruik heldere, begrijpelijke taal, vermijd vakjargon en wees open over wat je nog niet weet. Erken dat verandering onzekerheid of weerstand kan oproepen, en wees daar niet bang voor. Juist door die emoties te benoemen, bouw je vertrouwen op. De toon moet passen bij je bedrijf en doelgroep: menselijk, betrokken en realistisch werkt bijna altijd beter dan afstandelijk of te positief.
4. Werk met een communicatieplan
Goede verandercommunicatie vraagt om een planmatige aanpak. Dat betekent dat je vooraf nadenkt over de timing, de verschillende fases van de verandering en de manier waarop je daarover gaat communiceren. Wat vertel je wanneer? Via welke kanalen? En wie is het gezicht van de boodschap? Ook is het slim om afwisseling aan te brengen tussen informatie geven en momenten van interactie, zoals bijeenkomsten, vragenrondes of teamoverleggen. Zo houd je de communicatie levend en verbindend.
5. Blijf in gesprek gedurende het hele proces
Verandering is geen eenmalig moment, maar een proces. Daarom moet je ook blijven communiceren terwijl de verandering zich ontvouwt. Geef updates, zelfs als er weinig nieuws is, en laat mensen merken dat hun input welkom is. Door regelmatig het gesprek aan te gaan, bijvoorbeeld via Q&A’s, gesprekken met leidinggevenden of feedbacksessies, voelen mensen zich betrokken en serieus genomen. Bovendien kun je met die feedback je aanpak blijven verbeteren.
6. Laat het goede voorbeeld zien
Tot slot is het belangrijk dat je communicatie in lijn is met het gedrag binnen het bedrijf. Als je openheid en transparantie belooft, moet dat ook zichtbaar zijn in hoe besluiten worden genomen en gedeeld. Leidinggevenden spelen hierin een grote rol: zij moeten niet alleen de boodschap overbrengen, maar die ook zelf uitdragen in hun gedrag. Mensen kijken minder naar wat er gezegd wordt, en veel meer naar wat er daadwerkelijk gebeurt. Walk the talk, dus.
Wie hebben dit wetenschappelijk onderzocht?
Verandercommunicatie is sterk verbonden met verandermanagement. Een aantal belangrijke wetenschappelijke bijdragen bespreek ik hieronder!
John P. Kotter, het 8-stappenmodel voor organisatieverandering
Hij bedacht een model met 8 stappen voor succesvolle verandering. In zijn boek Leading Change (1996) introduceert Kotter zijn beroemde 8-stappenmodel voor organisatieverandering. Hij beschrijft uitgebreid zijn ideeën over leiderschap bij verandering en het belang van communicatie. Het is nog steeds een veelgebruikt handboek in verandertrajecten.
Kotters acht stappen zijn onder andere: het creëren van urgentiebesef, het vormen van een leidende coalitie, het communiceren van de veranderingsvisie en het borgen van de verandering.
Kurt Lewin, driefasenmodel
Hij is vooral bekend van zijn driefasenmodel (unfreezing – changing – refreezing). Dit is geen boek op zich, maar komt uit zijn academisch werk in de jaren 1940. Zijn bekendste publicatie is Frontiers in Group Dynamics (1947) gepubliceerd in het tijdschrift Human Relations.
In dit artikel introduceert hij het model waarin je eerst oude gedragspatronen moet losmaken (ontdooien), vervolgens nieuwe patronen invoert (veranderen), en ten slotte de nieuwe situatie moet stabiliseren (bevriezen).
