Interne communicatie verbeteren? Dit zijn 7 handige tips!
Binnen bedrijven, scholen en verenigingen is er sprake van zowel interne- als externe communicatie. Met externe communicatie wordt de communicatie met klanten bedoeld met als hoofddoel het verkopen van producten of diensten. Interne communicatie is de communicatie naar medewerkers, leerlingen of leden. Het doel is om intern een boodschap over te brengen.
Hoewel beide vormen van communicatie belangrijk zijn, wordt er vaak meer aandacht besteed aan externe communicatie. Laten we ons daarom eens focussen op jouw interne communicatie. In dit artikel bespreek ik 7 tips die je kan gebruiken om jouw interne communicatie te verbeteren.
1. Juiste communicatiemiddelen inzetten
Het succes van jouw communicatie valt of staat met het inzetten van de juiste communicatiemiddelen. Veel bedrijven, scholen en verenigingen gebruiken voor hun interne communicatie nog steeds verouderde middelen. Denk aan algemene e-mails die aan een grote groep gericht zijn (erg onpersoonlijk) of een presentatie waar geen eind aan lijkt te komen (saai!).
Wanneer je hier niet over nadenkt bestaat er een grote kans dat jouw boodschap niet goed wordt overgebracht aan jouw interne doelgroep. Naast de keuze voor het juiste middel is ook de manier van communiceren van belang. Want wanneer je alles op dezelfde manier communiceren naar een brede doelgroep, haken er wellicht wat mensen af. De ene persoon leest graag tekst, terwijl de ander alleen zijn aandacht kan behouden door het bekijken van een video.
2. Maak persona's
Om erachter te komen welk communicatiemiddel jouw interne doelgroep aanspreekt kun je persona's maken. Eigenlijk net zoals je voor een externe doelgroep zou doen. Denk goed na over welke communicatiemiddelen jouw doelgroep het beste aanspreekt. Duik bij digitale communicatiemiddelen in je bezoekersdata via een tool als Google Analytics of doe A/B-testen om te zien of een video beter aanslaat dan een tekst.
Bij een persona komen natuurlijk veel meer dingen kijken dan de communicatiemiddelen die worden gebruikt. Een persona bestaat ook uit de problemen en uitdagingen die worden ervaren. Lees hier meer over in het artikel “Hoe maak je een buyer persona?”.
3. Communiceer een boodschap meerdere keren
De kracht van herhaling is ook relevant voor interne communicatie. Wanneer je een boodschap niet één keer, maar op verschillende momenten deelt, zal dit ervoor zorgen dat jouw boodschap beter blijft hangen. Daarnaast zorgt herhaling uiteindelijk voor herkenning van jouw bedrijf en merk.
Denk maar een reclames en advertenties die voor externe communicatie gebruikt worden. Het is ook zo dat het eenmalig tonen van een advertentie vaak niet meteen tot een aankoop of bezoek aan jouw website leidt. Stel dus ook aan jouw interne doelgroep op meerdere momenten bloot aan jouw boodschap om jouw doel te bereiken.
4. Zorg voor een goede branding
Het is bekend dat branding een belangrijk onderdeel is van externe communicatie. Het is minder bekend dat branding net zo belangrijk is voor interne communicatie. En dat terwijl het erg belangrijk is dat interne doelgroep herkent wie de zender is en dat het hun interesse wekt.
Er wordt intern vaak veel informatie gedeeld en vanuit verschillende teams of afdelingen. Het is daarom fijn als alle berichten in dezelfde herkenbare stijl worden gedeeld. Daarnaast maak je met een duidelijke branding intern duidelijk waar je voor staat als bedrijf en wat je wilt uitdragen naar de buitenwereld. Een duidelijke interne branding kan bijdragen aan de betrokkenheid en saamhorigheid die jouw interne doelgroep ervaart.
Bij externe communicatie wordt dit precies zo toegepast om klanten te binden. Er wordt gecommuniceerd in een duidelijke huisstijl, waardoor de boodschappen direct herkenbaar zijn. Pas dit ook toe voor jouw interne doelgroep!
5. De doelgroep in gedachte houden
Ook bij interne communicatie is het belangrijk om de doelgroep in gedachten te houden. Het gaat niet alleen maar om zenden, maar om hoe een bericht ontvangen wordt. Het is daarom belangrijk om rekening te houden met de ontvangers: het personeel, de leerlingen en de leden.
Hoe ervaren zij een mededeling, een probleem of een uitdaging? Wat zijn de gevolgen voor hen? Welke vragen komen er bij hen naar boven? Dit zijn allemaal zaken waar je rekening mee moet houden wanneer je communiceert met een interne doelgroep. Eigenlijk net zoals je dat met jouw externe doelgroep zou doen.
6. Leuke en relevante content delen
Vaak wordt er veel budget uitgegeven aan externe content. De content moet van kwaliteit zijn en de aandacht trekken om goede resultaten te boeken. Waarom zou je dit niet ook voor jouw interne doelgroep willen? Voor zowel een interne- als een externe doelgroep is leuke en relevante content een must. Een saaie e-mail met een lap tekst is voor niemand aantrekkelijk om te lezen, toch? Wanneer je weinig aandacht besteedt aan je content is het ook niet vreemd dat het niet goed lukt om een boodschap over te brengen. Behandel je interne communicatie dus net zo als je externe communicatie en deel leuke en relevante content.
Daarnaast is het belangrijk dat jouw content opvalt en dat het leuk is om naar te kijken of om te lezen. Weten hoe je zulke content maakt? Lees dan over de 4 manieren waarop je je content minder saai kan maken.
7. Benoem de pijnpunten van jouw doelgroep
Je kunt duidelijk communiceren dat jouw product of nieuwe manier van werken de allerbeste keuze of optie is om zo jouw doelgroep te overtuigen. Toch werkt het beter om een oplossing voor een probleem dat jouw doelgroep ervaart te benoemen in jouw communicatie. Hierdoor bereik je vaak veel meer. Dat geldt niet alleen voor externe communicatie, maar ook om intern meer draagvlak te krijgen bij jouw doelgroep. Denk aan situaties waarin er met een nieuw systeem gewerkt moet worden of dat de verantwoordelijkheden per afdeling veranderen binnen een bedrijf.
Jouw interne communicatie verbeteren
Ondanks beide vormen van communicatie een schijnbaar ander doel voor ogen hebben, is de manier waarop doelen te bereiken zijn op veel vlakken gelijk aan elkaar. Zorg er dus voor dat jouw interne communicatie net zoveel aandacht krijgt als jouw externe communicatie. Personeel of leerlingen kunnen ook benaderd worden als een 'klant'. Het is een doelgroep die net als bij externe communicatie aangesproken moet worden op basis van inzichten in hun behoeftes en mediagebruik. Veel succes met het verbeteren van jouw interne communicatie!
